Неавтоматизированный менеджер делает в среднем за день 20-25 операций. Под операциями я понимаю такие задачи как позвонить клиенту, отправить письмо, узнать статус оплаты в бухгалтерии, провести презентацию, подготовить документы и тд. Автоматизированный может делать 100-150 операций. При этом затраты на обоих менеджеров плюс-минус одинаковые. А вот рентабельность совсем разная. Наверное, вся книга, которую вы сейчас читаете, именно об этом.

Для того чтобы найти точки роста для автоматизации, в первую очередь, я рекомендую составить карту рабочего дня каждого менеджера. Прямо поминутно расписать кто и чем занимается. Были случаи, когда выяснялось, что менеджеры по продажам продают 30 минут в день, а менеджеры по закупкам занимаются закупками 15 минут в день. Второе, что нужно сделать – это понять, какие рабочие процессы являются повторяющимися. Из месяца в месяц, каждую неделю или изо дня в день.

Автоматизация – это исключение повторяющихся процессов. То есть каждый раз, когда вы выявите повторяющийся процесс, вы должны сами себе задать вопрос: «Как я могу это автоматизировать?». Например, чтобы автоматизировать процесс приема заявок можно разработать специальную платформу, где через сайт или мобильное приложение клиент сам себе может заказать товар, оплатить его, и распечатать все необходимые документы.

Как автоматизировать процесс приемки и передачи товаров? Мне нравится, как это сделали в Amazon. В момент заказа можно выбрать аптеку у своего дома. Как только товар будет доставлен в нее, покупатель получает уведомление со штрих-кодом. Чтобы забрать товар, нужно подойти к специальному шкафчику и поднести этот штрих-код к считывателю. Один из ящиков откроется и можно забрать свою посылку. Обратите внимание, я не заполнял никакие квитанции, никому не показывал паспорт, нигде не расписывался  и даже не стоял в очереди.

Если менеджер готовит один и тот же отчет, то почему бы не автоматизировать этот процесс и не выводить в режиме реального времени нужный показатель, например, на телевизор его руководителю.

Например, компания, которая занимается доставкой воды, ежемесячно выставляет действующим клиентам одни и те же счета. В этом случае автоматизировать процесс взаиморасчетов можно с помощью системы биллинга. С подобными системами мы все сталкивались при расчете за интернет и мобильную связь. То есть клиент в личном кабинете может пополнять свой баланс. С каждой отгрузкой деньги будут автоматически списываться со счета, а при достижении порогового уровня, система сама отправит уведомления и квитанции на оплату.

Исключается работа целого отдела. Применять системы биллинга следует везде, где актуальна модель периодических покупок.

В нашей компании большую часть процесса внедрения CRM занимало приведение в порядок таблиц с базами данных клиентов. Сейчас идут хакерские войны, одни взламывают чужие предвыборные кампании, другие – банковские системы. Но одно я знаю точно, если вражеские захотят получить доступ к базам данных некоторых моих клиентов, у них ничего не выйдет. Потому как даже мне, человеку, который их автоматизирует, сделать это очень сложно. Приходится разбираться со множеством эксель таблиц неизвестного происхождения. В некоторых из них закончились столбцы, какие-то ячейки выделены цветом, поля перепутаны и тд. Про наличие дублей и неправильно заполненных номеров телефонов я даже не хочу говорить.

Мы написали программу, которая сталкивает все таблицы в одну, объединяет и вычищает. Теперь чистка баз занимает не более часа вместо двух недель.

А ещё мы заметили, что постоянно объясняем клиентам одно и то же. Каждый раз, когда клиент просил рассказать про какую-либо из наших услуг, менеджеру приходилось тратить не менее 30 минут на презентацию. Теперь на каждый типовой запрос мы записали «видеопродажника». Он великолепно презентует товар, приводит примеры, отвечает на самые популярные возражения. Возможно его конверсия будет меньше, чем у нашего менеджера по продажам. Но есть нюанс: наш менеджер может проводить не более 8 презентаций в день, а «видеопродажник» может проводить хоть тысячу презентаций одновременно.  

Также мы столкнулись с тем, что существует множество запросов на обучение по написанию стратегий, тайм-менеджменту, автоматизации, построению отделов продаж, самостоятельному внедрению срм. Один раз мы приложили усилия записали на эти темы онлайн школы, это позволило сфокусироваться на более приоритетных задачах. По моему мнению, учится в такой школе ничем не хуже. Доступ к следующему заданию обучающийся получает только после выполнения практического задания. А это значит, что материал усваивается наиболее качественно.

 Когда я вернулся в Россию после моего обучения в Америке ко мне обратились представитель федеральной программы «Ты предприниматель» с просьбой поделиться опытом в формате бизнес-вечера. На мероприятие зарегистрировалось 600 человек, стояла задача обзвонить всех этих людей и проинформировать об организационных вопросах. И мы действительно всех обзвонили за 4 секунды с помощью автоинформатора, он воспроизвел заранее записанное мною голосовое сообщение. Кстати, печать сертификатов об участии мы тоже автоматизировали.

Часть бизнес процессов можно автоматизировать с помощью вендинговых машин. В США в такие аппараты очень распространены и в них можно купить практически что угодно. Через такие машины можно покупать без участия человека можно купить воду, еду, аксессуары, автохимию и тд. Рентабельность этих аппаратов в некоторых случаяъ доходит до 500%. Согласитесь, если вам в жару захочется пить, для вас не будет никакой разницы, купить воду у человека или у бездушной машины.

Есть ли смысл содержать кассиров посменно в кинотеатрах, если можно поставить 5 терминалов, где человек может самостоятельно выбрать сеанс, место в зале и оплатить билет как наличными, так и по карте.

А больше всего меня удивляют очереди в кассах метро. Как правило напротив стоят аппараты, к которым никогда нет очереди. Билет можно купить за пару минут.

В макдоналдс мы можем заказать еду в аппарате, а не стоять в очереди. Кстати, обратили внимание, что часто в макдоналдс работают именно студенты. И расслабится им там явно некогда. Что произойдет с директором макдоналдса решит бросить все и уволится? Ответ, я думаю, вы и сами знаете. Когда в компании четкая структура, налажены бизнес процессы, никакие сбои ей не страшны. Я рекомендую посмотреть фильм «Основатель». Там подробно рассказано о том, как зараждалась сеть популярных фастфудов. Перед основателями стояла задача сократить срок выдачи заказа . Для этого они расчертили теннисный корт и целый день выбирали оптимальное расположение оборудования. А есть ли у вашей команды потенциал для ускорения работы?

Составьте карту рабочего дня и проведите мозговой штурм. Уверен, что вы найдете множество точек роста.

Остались вопросы?

Не нашли ответ на интересующий Вас вопрос? Или не нашли интересующую Вас статью?  Задавайте вопросы и темы статей которые Вас интересуют в комментариях.