Однажды меня пригласили поработать в крупную европейскую компанию. Мне поручили реализовать сложный проект по автоматизации менеджмента, сняли апартаменты в историческом центре города, выделили отдельный кабинет и привели девушку — персонального ассистента. Последнее меня очень удивили. Оказывается, у них принято, что у каждого топ-менеджера есть персональный помощник. Я отказываться не стал, если что хотя бы чай принесет. Какого было мое удивление, когда эта маленькая хрупкая девочка закрыла 2/3 задач из скрам-доски.

Может ли девушка-ассистент сварить парковку для велосипедов возле офиса. Конечно, да. Она найдет компанию, которая занимается ковкой, привезет чертежи, все проконтролирует, затем организует доставку и монтаж.

Помните фильм «Дьявол носит Prada», именно там подробно показана жизнь персонального ассистента. Конечно же первое, что я сделал по возвращению в Россию – начал поиски профессионального помощника. И выяснилось, что на постсоветском пространстве культура личного ассистирования совсем не развита. И на рынке труда таких специалистов нет, по крайней мере в моем городе.

Выход один – воспитывать. Поскольку у меня самого было не так много опыта, я принялся изучать вопрос. И вот что я понял, первое – задача ассистента – помогать мне в личных и профессиональных вопросах. Такие личные задачи как отнести дубленку в хим чистку, переобуть машину, записать родителей к врачу теперь переадресуются на помощника. У нас общая книга контактов. Слава богу с облачными технологиями это реализовать просто. Я в любой момент проходя мимо могу попросить позвонить любому из моих контактов, Например, Евгению Жиленкову, и назначить с ним встречу. Диктовать номер нет необходимости.

При этом мой помощник выполняет функцию фильтра и отсеивает встречи с явно неконструктивными запросами. Он полностью организует мою логистику перелеты, отели, пересадки. Его задача сделать так, чтобы мой день был максимально продуктивным. Даже в момент моего нахождения в транспорте он подкидывает ряд задач не требующих интернета. Например, изучить отчет или утвердить рекламную компанию.

Сейчас мне даже страшно представить, как бы я работал без него. Помимо доступа к моим контактам, у ассистента есть доступ к моему календарю он видит все мое расписание имеет полномочия занимать мои свободные ячейки времени полезными событиями. Кроме того, он созванивается с участниками встреч на день и уточняет «Все ли в силе?».

Его мотивация прямым образом зависит от количества закрытых задач в месяц. Поэтому его прямая обязанность закрывать стратегические задачи как можно быстрее. Как только появился ассистент, каждый день в компании начали происходить изменения причем небывалыми темпами: уже проведены ремонты, закупка нового оборудования, запускаются новые продукты и каналы продаж.  

Говорят, что 9 из 10 стратегий так и остаются просто документом, но не в нашем случае. Кстати, рекомендую, чтобы у вашего помощника был личный автомобиль, так как часто придется мотаться по городу.

Самое главное – что на ассистента возлагается функция контроля выполнения моих поручений. Теперь я совсем не трачу на это время, мне сообщается только в том случае, если что-то не так.

Ассистент должен обладать навыками транскрибирования. Он тезисно фиксирует краткие итоги совещаний и переговоров, и по согласованию со мной добавляет эти задачи в систему управления проектами.

Очень важно, чтобы ваш помощник был инициативным. Например, если есть задача повесить в офисе картину, профессиональный ассистент самостоятельно найдет и предложит на утверждение несколько, мне остается только выбрать наиболее понравившийся и кивнуть головой.

Критерии выбора подходящего кандидата:

1. Наличие личного автомобиля, так как придется мотаться по всему городу
2. Обладание такими качествами как развитый ум коммуникабельность, исполнительность. Это может быть как девушка, так и парень.

В некоторых случаях ассистенту можно получить контроль за проведением скрам- летучек. Часто я беру своего помощника на встречи, в дороге мы успеваем обсудить текущие вопросы.

Я рекомендую оформить ассистенту специальную банковскую карту, так как ему постоянно придется что-то закупать. Также рекомендую выдать планшетный компьютер с доступом к скрам доскам, календарям, контактам и корпоративному облачному диску.

И ещё, как совет, впишите его в страховой полис к автомобилю.

Поэтому, если вы занимаете руководящую должность, начинайте уже сейчас искать ассистента.

Остались вопросы?

Не нашли ответ на интересующий Вас вопрос? Или не нашли интересующую Вас статью?  Задавайте вопросы и темы статей которые Вас интересуют в комментариях.