Отсутствие прозрачной системы хранения файлов – большая ошибка почти всех отечественных компаний. Мы не умеем правильно организовывать свое рабочее пространство. Последствия такие: подчиненные важные данные хранят на своих компьютерах, часто прямо на рабочих столах и из-за количества иконок даже не видно заставки. Найти нужный документ становится невозможным. В случае ухода сотрудника вся информация чаще всего уходит вместе с ним. В информационном пространстве – полный бардак.

Когда вы работаете в команде, информационный хаос может привести к самым печальным последствиям. Для организации файлового пространства сотрудников я настоятельно рекомендую работать только в общей папке, которая физически может находиться на одном из компьютеров или на сервере. Никакие файлы и данные на локально хранить не стоит. В методологии «Бережливое производство» есть правило «5С». Инструменты не должны быть свалены в свалку, а у каждого должно быть жестко закрепленное место. И каждый сотрудник это место должен знать. Тот же принцип должен касаться того, как мы храним информацию. Также каждый член команды должен знать путь к расположению любого документа. Все обмениваются информацией в одном файловом пространстве.

Изучив работу многих компаний, я подготовил и универсальную структуру общей папки:

Вы и каждый коллега будете всегда знать, где лежит договор с клиентом, логотип, копия устава, паспорт секретаря и т.д.

Лучше общую папку сделать сетевым диском и добавить ссылку на него в панель быстрого доступа. При этом все файлы я рекомендую синхронизировать с облачной системой хранения файлов, например, «Яндекс.Диск» или «Google Drive».

Представьте ситуацию. Вы закупаетесь в супермаркете. Звонит юрист, ему срочно нужен наш устав. Где искать? Правильно, в папке «Бухгалтерия и Реквизиты». В одну секунду можно отправить ссылку на любой документ или даже папку.

Или Вы находитесь в командировке. Нерабочее время. Нужно посмотреть условия работы с клиентом. Буду ли я звонить девочкам из бэкофиса на личные телефоны, чтобы узнать, куда они сохранили договор? А менеджер по продажам также будет им звонить? Конечно нет. Вообще никто никому не звонит по таким вопросам. Все участники команды, сколько бы их не было, быстро ориентируются в своем файловом пространстве.

На изучение общей папки нужно не более 15 минут. Например, в нашей команде каждый новый сотрудник обязательно сдает тест на понимание структуры хранения корпоративной информации.

Права доступа прописываются согласно полномочиям.

Вот проверьте сами себя прямо сейчас. Сможете открыть с телефона документ, надо которым в последнее время работал Ваш коллега? Если нет, вы теперь знаете, что делать.

Остались вопросы?

Не нашли ответ на интересующий Вас вопрос? Или не нашли интересующую Вас статью?  Задавайте вопросы и темы статей которые Вас интересуют в комментариях.